En el mundo de los negocios dos cosas son de vital importancia: saber hablar y saber escribir. Como toda norma por supuesto existen las excepciones pero nos referiremos a la generalidad.

Con los años que llevo escribiendo he tenido la oportunidad de reunirme y conocer gente en los medios, hablemos de lo que se conoce como la persona o el equipo de la relaciones públicas en una industria.

Pero la forma más práctica y común hoy en día es el correo electrónico o e-mail. Recibo y leo muchos de ellos y muchos tienen que ver con la presentación (pitch) de productos como software o servicios como las ciudades tecnología. La mayoría van al spam y otros a la basura, al menos que capten nuestra atención.

Esto es lo que he aprendido de todos estos correos electrónicos:

1. Revise adecuadamente su e-mail.  Los correos electrónicos masivos algunas veces cumplen su objetivo, particularmente para quienes utilizan MailChimp. No conmigo. Presentaciones (pitches) que llegan a mi correo  con casos específicos de cómo una compañía amplía sus negocios son una mina de oro.

2. Conozca al que escribe. Prefiero los e-mail que inician destacando  algo sobre un artículo o post en uno de mis blogs. Me demuestra que que el que me envía su e-mail realmente sabe acerca de lo que escribo pero sobretodo que existe una persona detrás que realmente necesita comunicarse conmigo.  Cuando una presentación se mira como que es para cualquier otro bloguero o periodista, usualmente lo ignoro.

3. Corrija los errores. De la misma forma como te vistes indica quién eres. En el mundo de los negocios hablo;  los errores ortográficos me dicen quién eres. Revisa una y otra vez el encabezado del e-mail (Subject).  Si quieres venderme un servicio o tu nueva startup asegúrate de re-leer tu e-mail.  Ciertamente que me puedo reír y borrarlo pero la buena gramática me dice si tal producto o compañía son realmente legítimos.

4. Muéstra datos fidedignos. Una startup requiere datos reales sobre los que se está creando. Incluye números tantos como puedas e incluso enlaces hacia documentos de investigación. Mientras más, es mejor.  Pero no trates de engañarme.

5. No exageres. Tu información tiene que ser creíble y sujeta a verificación.  Si me dices que tienes lo mejor de algo, por favor pruébalo. Si me dice que tu producto es el primero en el mercado mejor que investigues bien el campo de negocios. Si algo de lo que dices no pasa verificación, tu pitch pierde credibilidad y por tanto posibilidad que lo presente a mi audiencia.

6. Hace un seguimiento – pero solo una vez.  Un buen pitch no solo atrae mi atención pero me ofrece la oportunidad de archivarlo para leerlo luego con detenimiento. Generalmente hago preguntas luego de unas semanas.  Así que si quieres saber si recibí o leí tu e-mail puedes escribirme, pero  no me causes molestias. Si lo haces más de una vez me hace pensar que estas pensando que no se cómo hacer mi trabajo o cómo manejar mis comunicaciones.

7.  El seguimiento tiene que ser breve.  Es una táctica que los escritores independientes la conocemos muy bien.  Manda un e-mail de presentación de tu producto tan extenso como sea necesario -me vas a contar toda la historia-  al punto que sea preciso y bien redactado.  Pero cuando necesites hacer el seguimiento (follow-up) que sea corto y al punto.  Acostumbro a  preguntar a mis editores: ¿Qué le pareció? . Así ellos saben que no intento molestar. Lo que en realidad quiero saber es si están interesados.

8. Menciona a tus competidores. Recuerda que mi trabajo es independiente. Al menos que explícitamente lo declare como trabajo patrocinado. Ojo blogs y blogueros en otros sitios.  Así que si me entregas información de la competencia lo que me estás es facilitando el trabajo al darme una visión más amplia y poniendo tu compañía en contexto.  Explica cómo tu producto es el mejor entre la competencia. Pero ten cuidado de no despotricar en contra de ellos.

9. No olvide los links a tu social media. Profesionalmente siempre incluyo mi social media en todos mis e-mail. No se diga cuando se trata de una compañía. Aunque no lo crea, muchos pitch no incluyen enlaces a Facebook o Twitter. Hoy día ya no es suficiente con el enlace al sitio web de la compañía, las personas en los medios de comunicación nos interesa  saber qué dice la gente respecto sus servicios y productos e incluso cuántos seguidores tiene.

10. Siempre manténgase a nivel profesional. Como dije al principio uno es el lenguaje hablado y otro el escrito.  Mire el tono en el que escribe. Yo no tengo la obligación ni de leer, ni de responder a cada e-mail que recibo. Por eso mismo es que DEBE captar mi atención. Al terminar de leer usted puede enviarme un crítica o una broma y es bien recibida.  Pero no es lo mejor para abrir una propuesta de negocios.

Mención inapropiada  y poco comedida en torno a la competencia no ayuda a vender tu compañía. Al contrario causan un tremendo daño a tus oportunidades de éxito.

Este artículo está inspirado en el trabajo de John Brandon, un bloguero y escritor independiente con contribuciones en Inc.com, FoxNews.com, Popular Mechanics, Wired, Men’s Journal, Outside Magazine & TechHive.com