Desde hace un mes y medio estoy probando el servicio de RingCentral que cumple la función de un sistema PBX (Private Branch Exchange) en forma virtual, desde Internet y por si algunos todavía no conocen que es un PBX, es un sistema de teléfonos que utilizan las empresas en donde desde un número telefónico, cuando un cliente llama a la empresa, le dán la bienvenida y redireccionan la llamada al departamento o persona apropiada.  Un sistema PBX también cumple otras funciones que incluyen fax, contestadores automáticos, voicemail en línea, voicemal por email y otras características más de automatización.

RingCentral nos ofrece este servicio de telefonía virtual, principalmente para que empresas chicas y medianas, sin la necesidad de comprar ningún tipo de hardaware, tengan todo el poder de un sistema físico de los que existen en grandes empresas, con el adicional de no tener los costosos gastos de mantenimiento.  Una opción a precios razonables y competitivos con el resto de las empresas que ofrecen este tipo de servicio.

La gente de RingCentral nos ofreció probar el servicio y así lo hicimos.  Cuando ingresamos por primera vez, nos autenticamos con los datos que nos dieron, de lo cuál tengo que decir que tienen un sistema de autenticación extremadamente celoso, con passwords y código, como para que no haya ningún inconveniente y no sea fácilmente hackeado.  Luego nos ofrecen un número telefónico de característica 800, el cuál para las personas que llaman a ese número es totalmente gratuito.  También, en lugar del número 800, tenemos la posibilidad de que nos asignen un número con la característica de nuestra ciudad o lo que creo es mejor, usar nuestro número de teléfono, ya que de esta manera no debemos de cambiar el número en nuestro material de publicidad, business cards y otras cosas.  Además si algún día deciden dejar el servicio, continuarán con el mismo número como número principal de su empresa.  En el caso de la prueba que estoy llevando a cabo, por obvias razones, utilizé la opción del número 800.

Antes de seguir debo de aclarar que RingCentral opera en US y UK.

Una vez hecho todo, pasamos a configurar el servicio y eso incluye el armado de las extensiones para cada empleado de la organización que requiera tener una (cada extensión personal se puede configurar con su propias reglas y mensajes), las reglas del contestador automático, los números de teléfonos hacia donde redireccionar las llamadas, los mensajes con que se atienden las llamadas, que pueden ser los ya pre-grabados por el servicio o nuevos que podemos grabar con nuestra voz, llamando al servicio.  También podemos configurar la música de las llamadas en espera, qué números bloqueamos, números por los cuáles el sistema no contestará, bloqueando la llamada.

Otras funciones importantes que podemos configurar son la posibilidad de recibir un email  o SMS cuando tenemos algún mensaje en nuestra casilla, recibimos una llamada o un fax.  Los fax los podemos guardar como PDF o TIFF y eso también es a nuestra elección, por último podemos configurar la extensión en minutos de los mensajes de voz que nos pueden dejar las personas que llaman a nuestro número telefónico.  Hata tenemos la posibilidad de agregar líneas digitales, que utilizando VoIP , nos permite realizar llamadas desde una PC, teléfonos IP o simplemente nuestro móvil .

Hasta aquí les comento que se llevarán un buen rato conociendo el sistema y configurándolo, ya que tiene muchas funciones, algunas que quizás no utilizarán, pero que en algunos casos son necesarias.  Si bien son muchas funcionalidades, cada uno de las distintas funciones a configurar, en sus respectivas pantallas,  tiene un ícono con el dibujo de un proyector de películas, el cuál los llevará a ver un video que les mostrará como configurar cada una de las funciones.  Además tienen un ícono con el signo de pregunta que abrirá una ventana popup en donde les explican con lujo de detalles, todos los pasos a seguir para configurar cada funcionalidad, incluídas imágenes de las pantallas.  Así y todo les aclaro que es un sistema muy complejo, el cuál llegar a conocer profundamente, requiere de una buena inversión de tiempo.

Terminada toda la configuración, ya podemos comenzar a utilizar el servicio, el cuál cada vez que nos conectamos nos presenta la pantalla de Overview, en la cuál tenemos un log de las llamadas y faxes que nos llegan, además de las que nosotros hacemos.

Bueno, todo lo anterior es via web, pero una vez establecidos con el sistema y teniendo un poco de práctica con el mismo, podemos descargar el cliente de RingCentral llamado Call Controller para nuestra PC.

Con Call Controller podemos manejar el servicio contestando las llamadas o directamente viendo quién llama y decidir si atendemos o no, enviándo esa llamada a nuestra casilla de voz.  Hasta nos permite ir escuchando el mensaje que nos van dejando y si lo creemos necesario, interrumpir el mensaje que están dejando y contestar la llamada en ese momento.   Para los que utilizan Outlook, este cliente posee un sistema de sincronización de contactos.

Algo importante para los que utilizan un Iphone, es que disponen de una aplicación gratuita para manejar el servicio, desde el smartphone de Apple.

El servicio no tiene una tarifa plana, ya que ofrece varios planes con más o menos funciones, a distintos precios y en algunos casos uno tiene ciertas limitaciones de minutos.

Para los que quieren probar el sistema, tienen la posibilidad de hacerlo en forma gratuita por 3 meses y si deciden adoptarlo para su empresa o en forma particular, ahora tienen una promoción por la cuál en los primeros 3 meses de uso solo pagarán el 50% del valor.

También en los próximos días comenzarán una serie de concursos en distintos blogs que ofrecerán premios que suman varios cientos de dólares en servicios y productos, que ofrecerá RingCentral y por supuesto GeeksRoon será parte activa de esto, llevando a cabo uno de los concursos, aunque esta vez es para nuestros lectores de los Estados Unidos y del Reino Unido.    Mañana les comentaré los pormenores y las fechas de todos los concursos, de los cuáles podrán participar, por supuesto si es que viven en US o UK.

Conclusión final: RingCentral es un PBX virtual robusto, con infinidad de funcionalidades que cubren todo el espectro posible de un sistema de características similares para grandes empresas, aunque esté desarrollado solo para empresas pequeñas, medianas y para profesionales que por razones laborales, deben de viajar en forma continua.  No es que no soporte infinidad de extensiones para distintas personas, pero el sistema fué desarrollado con la mente puesta en pequeñas y medianas empresas.

Esta abrumadora cantidad de funcionalidades hacen que por momentos, especialmente al principio, uno quizás se sienta perdido.  Pero en esto tengo que ser conciente de que a pesar de ser de los que cree que un sistema esta hecho para los usuarios cuando no tenemos que utilizar el manual o el faq que lo acompaña, al ser un sistema tan complejo, para poder entenderlo y sacarle el mayor provecho posible, debemos sí o sí recurrir a toda la ayuda que nos ofrecen, que no es poca y  como bien les dije cuando les hable de las funciones, los videos, tutorials y ayuda cubren todo el espectro posible de acciones que podemos llevar a cabo con este sistema.

En definitiva es un servicio muy bueno, que utilizado en forma básica, no nos presenta mayores inconvenientes y utilizadolo en todas su extensión, haciendo uso extensivo de todas sus funcionabilidades, solo nos presenta el reto de la práctica y el aprendizaje.  una vez adquirida la experiencia necesaria, ya deja de ser problema.

Como punto final debo aclarar que todo lo que probé, desde la web, PC y hasta el Iphone, funcionó a la perfección y sin ningún inconveniente, tal como lo indican.