Si bien nos gusta el Open Source, debemos reconocer que no siempre funciona en favor del bolsillo del usuario. Un ejemplo claro de esto lo tenemos en la Municipalidad de Pesaro, una ciudad italiana que en el 2011 decidió dejar de usar Microsoft Office para reemplazarlo con la suite de oficina OpenOffice.
Luego de 3 años de uso no solo el entrenamiento de los usuarios tuvo su costo, también surgieron otros problemas que significaron costos extras, que el municipio no calculó en su momento, lo que casi triplicó los costos que tenían antes de implementar OpenOffice.
De acuerdo a Stefano Bruscoli, jefe de la oficina de Estadísticas y IT de la municipalidad,
Nos encontramos con varios obstáculos y disfunciones en torno al uso de características específicas. Es más, debido a la imposibilidad de sustituir Access y en parte Excel (varias macros utilizadas en decenas de archivos), decidimos que teníamos que mantener una solución híbrida, utilizando los dos sistemas al mismo tiempo. Esta mezcla ha sido devastadora.
Además cientos de empleados de la ciudad perdían casi 15 minutos al día tratando de solucionar los problemas propios de la compatibilidad entre Microsoft Office y OpenOffice, lo que en definitiva resultó en miles de horas de trabajo desperdiciadas en el tiempo que utilizaron OpenOffice.
Finalmente las autoridades decidieron que debían tomar una medida drástica ya que los costos de desplegar y usar OpenOffice terminaron siendo mucho mayores de lo que esperaban. Por lo que finalmente en el 2014 y luego de estudiar profundamente la situación, decidieron volver a Microsoft Office.
De acuerdo a la municipalidad con OpenOffice los gastos anuales por usuario fueron estimados en más de 500 euros, una suma mucho más alta que la suma que obtuvieron al volver a Microsoft Office, la cual se redujo a menos de 200 euros por usuario. Monto que piensan reducir más con el uso de Yamer y Skype, lo que los llevará a gastar solo 112 euros por usuario aproximadamente.
Claro, esto no es una constante, pero ya se ha visto en otras oportunidades que si no se estudia bien el terreno, la implementación de software open source y el posterior uso, a veces termina costando más que el mismo software comercial. Este de la ciudad de Pesaro es un ejemplo claro de ello.
Vía | ZDNet
Imagen de Pesaro cc Florian Prischl
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Lo terrible de esto, es que expone un problema mucho mayor: que gran parte de las actividades diarias de la gestión «dependen de un Office», sea el de Microsoft o cualquier otra alternativa. Y eso, es una locura total.
Es difícil cuantificar el despelote mayúsculo que deben tener en sus sistemas, cuando en lugar de tener procesos bien gestionados e informatizados, dependen de la ofimática para el trabajo diario. Ahí están los verdaderos costos ocultos: en la cantidad de trabajo duplicado y perdido en islas incomunicadas.
Si la gestión de la municipalidad fuera realizada íntegramente desde sistemas actuales y centralizados, probablemente con sistemas web y aprovechando los dispositivos móviles actuales, ¿para qué usarían Office más allá de algún caso puntual? Ahí está la cuestión.
Sin duda es un municipio que se quedó en los 90s. Apuesto a que pasarse o no al FOSS es el menor de los problemas que tienen ;)
Por supuesto, además aclaro que lo que programes en vb script lo pides hacer en los lenguajes scripts soportados por openoffice y mejor aun libreoffice.
Donde trabajo gradualmente se pasan las soluciones a la intranet creada para integrar los datos internos… Personal, Ordenes de compra y demás; usando php o java.
Estos sistemas generan optativamente archivos office o pdf.
Igual libreoffice por ejemplo soporta una serie de scripts como logo, python y basic script.
Lo peor de estos cambios es culpar el paso al software libre.
Una lástima.
Esto pasa por hacer las cosas mal. En primer lugar, LibreOffice ya existía en 2011, y su predecesor (Go-OO), mientras que Oracle OpenOffice.org ya estaba prácticamente muerto. Voy a intentar enumerar todo lo que veo aquí, que es demasiado:
1 –
No puede ser que si alguien o una institución plantea una migración no se mire en qué estado se encuentra el proyecto, no se fije en el roadmap, en la comunidad y/o las empresas que hay detrás… y aunque esto es específico del software libre y no tanto del software privativo, uno también debe fijarse en los «conflictos internos» (que en el caso del software privativo también los hay, pero los usuarios no pueden acceder a esa información).
Desde 2011, LibreOffice ha liberado 10 versiones nuevas, además de las versiones de mantenimiento para asegurar la estabilidad en entornos productivos. Sin embargo Apache OpenOffice no ha lanzado más de 3 versiones en los últimos 4 años y medio.
2 –
Otro asunto es el de las características necesarias. Es grave que el problema se achaque al software libre y no a los irresponsables que ordenaron el cambio sin comprobar si OpenOffice era capaz de lidiar con bases de datos Access y con las macros de las hojas de cálculo de MS Excel.
3 –
Otro punto es que esa migración se debería haber complementado con la eliminación de bases de datos tipo «Access», pues son un peligro para la seguridad de la organización y para la integridad de los datos.
4 –
Una migración debe hacerse de forma escalonada, calmada, estudiando cada paso que se da. En primer lugar, y teniendo en cuenta de que ya disponían de licencias de MS Office, deberían haber empezado por instalar la suite libre (aunque mejor con LibreOffice, como dije antes) sin desinstalar la suite privativa. Se debería haber identificado tanto a los más favorables al cambio, como a los más reacios, y empezar la migración por los primeros. Y luego ir aumentando el nivel de exigencia sobre los formatos usados de forma paulatina, empezando por los más fáciles de implantar, como PDF para intercambio de documentos que no deben ser modificados.
Otra práctica aconsejable en entornos como esos es que los más «avanzados» sean los pioneros en enviar archivos ODF (acompañados del archivo propietario si no se ha instalado la suite en todos los ordenadores, y sin el otro formato si todos en la oficina disponen de la suite libre), y que pidan amablemente que se les envíen en ese formato cuando reciban archivos en formatos propietarios (con instrucciones sencillas si hace falta para ayudar al otro interlocutor, para eso se puede tener una plantilla).
5 –
Lo último que añado es bastante más opinable, pero ahí lo dejo. Uno de los errores más grandes de las administraciones (y de las empresas) a la hora de optar por software libre para ahorrar costes es verlo como un esfuerzo individual y a corto plazo (pagar a alguien para que lo instale, pagar a alguien para que de formación, y pagar a alguien para solucionar dudas durante un tiempo prudencial).
Cuando el producto que se quiere adoptar es ya suficientemente maduro se podría llegar a reducir a eso. Pero cuando el programa tiene aún carencias, lo razonable es empezar experimentando lentamente, e incluso buscar otras administraciones y/o empresas que quieran realizar un experimento similar para repartir costes en caso que haga falta introducir mejoras en el programa.
Al fin y al cabo, lo del software libre empezó así, buscando maximizar la colaboración, y es ahí donde brilla. Pagar una mejora a un programa es muy caro, pero hacerlo entre unos cuantos puede ser mucho más barato que pagar licencias para decenas o cientos de ordenadores durante años y años.
¿Alguien sabe si la fecha en que decidieron esto está muy lejos del 26 de mayo, que es cuando fueron las elecciones en Pesaro?
Esto parece publicidad encubierta de Microsoft y su basura. Las escusas parece que tenian unos ineptos como informáticos que no fueron solucionando los problemas para acabar la integración.